ব্যবসায়ের প্রকৃত আর্থিক অবস্থা জানতে এবং ক্যাশ ফ্লো নিয়ন্ত্রণ করতে নিয়মিত ব্যাংক অ্যাকাউন্ট মেলানো বা Bank Reconciliation করা অত্যন্ত জরুরি। সহজ কথায়, আপনার ব্যাংক স্টেটমেন্টের ব্যালেন্স এবং অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের ক্যাশ/ব্যাংক লেজারের হিসাব সমান আছে কি না, তা পরীক্ষা করার প্রক্রিয়াই হলো রিকনসিলিয়েশন।
কুইক বুকস অনলাইনে কীভাবে নিখুঁতভাবে এই কাজ সম্পাদন করবেন, নিচে ৮টি ধাপে তা আলোচনা করা হলো:
ব্যাংক রিকনসিলিয়েশনের গুরুত্ব বোঝা:
ব্যাংক বা প্রতিষ্ঠানের অলক্ষিত কোনো চার্জ, ডুপ্লিকেট এন্ট্রি, কিংবা চেক ক্লিয়ারেন্সের বিলম্বজনিত কারণে লেজারের হিসাবে পার্থক্য হতে পারে। রিকনসিলিয়েশন এই ভুলগুলো প্রকাশ করে।
কুইক বুকসে ব্যাংক ফিড (Bank Feed) কানেক্ট করা:
প্রথমে আপনার ব্যাংকিং একাউন্টটি কুইক বুকসের সাথে লিঙ্ক করুন। এতে ব্যাংকের সব লেনদেন অটোমেটিক সফটওয়্যারে চলে আসবে।
ব্যাংক স্টেটমেন্ট ও ক্লোজিং ব্যালেন্স সংগ্রহ করা:
নির্দিষ্ট মাসের মূল ব্যাংক স্টেটমেন্ট হাতে নিন এবং মাস শেষের ‘Ending Balance’ ও ‘Ending Date’ চিহ্নিত করুন।
Reconcile উইন্ডোতে প্রবেশ:
কুইক বুকসের Gear Icon অথবা Accounting > Reconcile অপশনে যান এবং যে ব্যাংক একাউন্টটি মিলাতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
Statement Information ইনপুট দেওয়া:
ব্যাংক স্টেটমেন্ট অনুযায়ী সঠিক Ending Balance এবং Ending Date ইনপুট দিন।
লেনদেনসমূহ মিলিয়ে দেখা (Matching Transactions):
কুইক বুকসে প্রদর্শিত ডিপোজিট ও উইথড্রয়াল তালিকার সাথে ব্যাংক স্টেটমেন্টের লেনদেনগুলো একে একে মিলিয়ে টিপ চিহ্ন (Checkmark) দিন।
পার্থক্য শূন্য (Difference 0.00) করা:
আপনার সফটওয়্যারের হিসাব ও ব্যাংক স্টেটমেন্ট সম্পূর্ণ মিলে গেলে কুইক বুকসের কোণায় ‘Difference: $0.00’ দেখাবে।
রিপোর্ট সংরক্ষণ ও অডিট ফাইল প্রিপারেশন:
রিকনসিলিয়েশন শেষ হলে ‘Finish Now’ বাটনে ক্লিক করে ‘Reconciliation Report’ ডাউনলোড করে ফাইল ফোল্ডারে ভবিষ্যৎ অডিটের জন্য জমা রাখুন।
জটিল ব্যাংকিং অমিল দূর করতে ও নিয়মিত বুককিপিং সেবার জন্য KAMAL & ASSOCIATES আপনার বিশ্বস্ত সঙ্গী।
বিজনেস অটোমেশন সফটওয়্যর পেতে যোগাযোগ করুন:
কামাল অ্যান্ড এসোসিয়েটস
রূপালী প্লাজা (তৃতীয় তলা), রূপালী চত্বর, বসুরহাট ৩৮৫০, কোম্পানীগঞ্জ, নোয়াখালী।
মোবাইল : 01811-845230, 01538-393035
Leave a Reply