আপনার ব্যবসায় অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার সেটআপের আগে যে ৭টি প্রস্তুতি নেওয়া প্রয়োজন।

ম্যানুয়াল পদ্ধতি ছেড়ে একটি আধুনিক ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে (যেমন: QuickBooks বা Xero) শিফট হওয়া অত্যন্ত বুদ্ধিমত্তার সিদ্ধান্ত। তবে প্রয়োজনীয় প্রস্তুতি না নিয়ে হুট করে অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার সেটআপ বা চালু করলে ডাটা এন্ট্রিতে ভুল এবং তথ্যের গরমিল দেখা দিতে পারে। সফটওয়্যার কেনার পর তা ব্যবহারের পূর্বে আপনার ব্যবসাকে যেভাবে প্রস্তুত করবেন, তার ৭টি গুরুত্বপূর্ণ ধাপ নিচে তুলে ধরা হলো:

চার্ট অব অ্যাকাউন্টস (Chart of Accounts) চূড়ান্ত করা:

আপনার ব্যবসার আয়ের খাত, খরচের খাত, অ্যাসেট ও লাইবেলিটি অ্যাকাউন্টগুলোর একটি তালিকা প্রস্তুত রাখুন, যা সফটওয়্যারে ইনপুট দিতে হবে।

শুরুর ব্যালেন্স (Opening Balances) সঠিকভাবে নির্ধারণ:

সফটওয়্যার চালুর দিন পর্যন্ত আপনার ব্যাংকে কত টাকা আছে, দেনাদার ও পাওনাদারের কাছে কত পাওনা বা দেনা আছে—তার নিখুঁত হিসাব ও সমাপনী জের সংগ্রহ করুন।

কাস্টমার ও ভেন্ডর ডাটা প্রস্তুতকরণ:

আপনার সব ক্লায়েন্ট এবং সাপ্লায়ারদের নাম, ঠিকানা, ইমেইল, ফোন নম্বর ও বকেয়ার তথ্য এক্সেলে অথবা কাগজে লিখে সুন্দরভাবে সাজিয়ে রাখুন, যাতে এক ক্লিকে সফটওয়্যারে আপলোড করা যায় কিংবা কাগজে লেখা তথ্য দেখে সঠিকভাবে ইনপুট করা যায়।

ইনভেন্টরি বা পণ্য তালিকার তথ্য সংগঠিত করা:

যদি পণ্যের ব্যবসায় হয়, তবে আইটেমের নাম, কোড/SKU, ক্রয়মূল্য, বিক্রয়মূল্য এবং বর্তমান স্টকের সঠিক গণনা সম্পন্ন করুন।

ব্যাংক ও ক্রেডিট কার্ডের অ্যাক্সেস নিশ্চিতকরণ:

সফটওয়্যারের সাথে অটোমেটিক ব্যাঙ্ক ফিড যুক্ত করতে অনলাইন ব্যাংকিংয়ের তথ্য হাতের কাছে রাখুন।

ইউজার পারমিশন ও টিমের রোল নির্ধারণ:

প্রতিষ্ঠানে কে কোন ধরনের ডেটা দেখতে পাবে (যেমন: ক্যাশিয়ার শুধু ইনভয়েস দেবে কিন্তু ফাইনান্সিয়াল রিপোর্ট দেখবে না)—তা আগে থেকেই ঠিক করে নিন।

দক্ষ আইটিপি বা অ্যাকাউন্ট্যান্টের পরামর্শ গ্রহণ:

সফটওয়্যার সেটআপের সময় ট্যাক্স ও ভ্যাটের হার সঠিক সেকশনে বসাতে একজন পেশাদার আইটিপি বা অ্যাকাউন্টিং বিশেষজ্ঞের গাইডলাইন নিন।

সঠিক প্রিপারেশন ও নির্ভুল সফটওয়্যার সেটআপের জন্য যোগাযোগ করুন:

KAMAL & ASSOCIATES-এ

রূপালী প্লাজা (তৃতীয় তলা), রূপালী চত্বর, বসুরহাট ৩৮৫০, কোম্পানীগঞ্জ, নোয়ায়াখালী।

Mobile: 01811-845230, 01538393035